Kanban w życiu codziennym

Czytając o kanbanie można znaleźć wiele zastosowań jego w produkcji, jednak nie ograniczajmy się do niego. Zobacz gdzie można go spotkać w domu!

W woli przypomnienia – kanban jest narzędziem wizualnym, który pomaga nam optymalizować procesy, aby zapasy nas nie przytłoczyły, ani także nigdy nam niczego nie zabrakło.

Poniżej przedstawię kilka przykładów, w jakich sytuacjach można go zastosować. 😉

Poziom mini/max

Kanban powinien nam pomóc ograniczyć zapasy w domu oraz informować nas, że jakiś produkt powinien się już znaleźć na liście zakupów. Dzięki temu kupujemy świadomie produkt gdy np. się kończy a nie bo tak się nam wydaje. Na blacie kuchennym często nie ma miejsca na trzymanie cukru, soli czy płatków zbożowych w opakowaniach producenta. W tej sytuacji wybieramy mniejszy pojemnik, który potem mamy pod ręką.
Jedym z rozwiązań w tej syuacji może być wyznaczenie sobie linii na danym pojemniku, który powinien nam sygnalizować „mało produktu, uzupełnij”! 
Schemat działania takiego procesu jest przedstawiony poniżej.

Czerwone strzałki symbolizują nam sygnał, który jest efektem osiągnięcia pewnego poziomu na naszym opakowaniu z poziomem mini. W skrócie czerwona strzałka sygnalizuje przepływ informacji. Natomiast zielone strzałki wskazują kierunek działania, czyli jak płyną nasze zapasy fizycznie.
Ważne, że działanie jest efektem sygnału i dzięki temu unikamy kupowania produktów, które już posiadamy.

Aby w te sposób zarządzać zapasami wystarczy wyznaczyć wielkość maksymalną oraz minimalną danego produktu na opakowaniu użytkowym.
Granica maksymalna informuje nas, ile danego produktu jest dla nas wystarczająca. Skąd wziąć granicę dolną? Proponuję się zastanowić, ile dziennie wykorzystujemy danego produktu i przemyśleć, jak często mamy możliwość uzupełnienia go. Przypuszczalnie wiemy, że mniej więcej łyżeczkę soli wykorzystujemy dziennie, zakupy planujemy robić raz w tygodniu, więc mój minimalny zapas powinien nam wystarczyć na 7 dni. Może się zdarzyć, że między pojemnikiem użytkowym może być jeszcze opakowanie fabryczne (jak na schemacie zaznaczyłam). Wtedy np. dopiero skończenie opakowania fabrycznego może być dla nas sygnałem „kup produkt!”.

Poniżej przedstawię przykładowe zastosowania. Widzimy tu m.in. słoiczek soli i zaznaczonym poziomem mini (czerwona taśma) oraz dozwolonym (zielona taśma).

Podobny system zastosowałam do wacików kosmetycznych. Dzięki temu zawsze wiem w odpowiednim czasie, kiedy powinnam dokupić wacików, a nie np. na bieżąco kontrolować ich stan.

Kanban jako sygnał papierowy

Jak sięgnę pamięcią wstecz i przewertuję w myślach wszelkie artykuły o kanbanie, które widziały me oczy, to ten przykład jest chyba najbardziej wiernym odzwierciedleniem całej istoty tego narzędzia. Mamy np. kartkę, na której są podstawowe dane o produkcie (np. papier toaletowy) oraz jest opisane, jakie ilości danej rzeczy są w porządku a w sytuacji których powinniśmy interweniować (no. przy drugiej rolce papieru toaletowego powinniśmy go wpisać na listę zakupów). Warto też pamiętać, że kanban nie musi być nierozerwalnie połączony z zamawianiem. Może też mówić „Skoro masz już ostatni czysty ręcznik, wypierz zaległe!”.
Poniższy schemat przedstawi istotę tego działania.

Zaczynamy od produktu, którego uzupełnianie chcemy usprawnić. Na kartce zapisujemy, czego to dotyczy, np. papier toaletowy. Ustalamy wartość krytyczną, której osiągnięcie ma na nas wywołać działania. Przypuszczalnie mamy miejsce, w którym jest kartka z informacją, że np. gdy będzie mniej niż 6 sztuk papieru toaletowego to powinniśmy kupić następne. Taka karteczka może być umieszczona np. na 6. rolce papieru toaletowego. W momencie osiągnięcia  krytycznego punktu ilości papieru toaletowego (wspomnianych 6 sztuk) przenosimy kartkę na miejsce do tego  przeznaczone, np. do kuchni na lodówkę, gdzie przypinamy kanbanu papierowe za pomocą magnesów.  Jakie miejsce wybrać? Na pewno widoczne. Przypuszczalnie wracając do przykładu  z ręcznikiem, jeżeli kartkę z tego miejsca umieścimy koło piekarnika to może nam umknąć, że mieliśmy o tym pamiętać. Umiejscowienie tej kartki koło pralki sprawi, że będąc blisko niej i widząc, że mam za zadanie wyprać ręczniki to szybciej podejmiemy odpowiednie działanie.

Powyżej zamieściłam przykład z mojego mieszkania. Na białej tablicy sucho-ściernej jest miejsce, gdzie można przyklejać na magnes kartki, które już są same w sobie dla mnie sygnałem, że w danym miejscu powinnam coś zrobić. Wcześniej dana kartka znajdowała się w szufladzie ze skarpetkami. Tablica kanban jest w widocznym miejscu, tak że nie sposób zapomnieć, że coś dzisiaj powinnam jeszcze wykonać. Gdybym to nie było w widocznym miejscu to np. wracając z pracy mogłabym już nie pamiętać, że mamy deficyt czystych skarpetek i następnego dnia sytuacja stałaby się nieco bardziej krytyczna 😉

Punkt krytyczny

W pierwszym przykładzie mieliśmy poziom minimalny, który nam wskazywał na konieczność podjęcia jakiejś akcji oraz poziom optymalny, który wskazywał jaka ilość produktu jest pożądana.

Przykład następny wskazywał konkretną wartość na papierowej kartce, po przekroczeniu której należało umieścić kartkę w wyznaczonym miejscu.

Przykład kolejny ma wskazany tylko punkt krytyczny, tzn. ilość/wielkość produktu, po której należy podjąć akcję. W tym miejscu ważny jest poziom minimalny. Osobiście polecam do zaznaczenia jego wykorzystać kreskę, znaczek lub cokolwiek innego, aby w wizualny sposób nas informowało, że trzeba coś wykonać.

Jako przykład przedstawiam mój pojemnik na zieloną herbatę. Z racji, że jestem miłośnikiem tego napoju, zależy mi abym zawsze miałam jego wystarczającą ilość. W tym celu na spodzie pojemnika wkleiłam kawałek czerwonej taśmy. W momencie gdy już dno nie jest przykryte herbatą, widzę cały czas czerwony kolor, który krzyczy „pamiętaj, aby kupić herbatę!”. Innym sposobem mogło być zaznaczenie poziomu krytycznego na słoiczku, jednak uznałam, że miałby on dla mnie słabszy przekaz.

***

Ktoś może pomyśleć, że to już lekkie przegięcie, żeby robić sobie karteczki, które mają nam przypominać o praniu, mówić kiedy kupić następny produkt, czy też wskazywać, że coś się nam kończy. Uważam, że współczesny świat dostarcza nam tyle informacji, że to tylko dzięki filtrowaniu  wiadomości, skupiamy się na tym co dla nas najważniejsze. System kanban pozwala nam po prostu nie myśleć  non stop o wszystkim tylko dzięki wizualnym sygnałom możemy szybko podjąć decyzję o następnej akcji.  Ten system powinien przede wszystkim służyć nam i pomagać z tym, czym nie chcemy zaprzątać sobie głowy.