Lean

Z kanbanem przez projekt cz.1

Zastosowanie systemu kanban przedstawiłam w świecie produkcyjnym oraz w życiu codziennym. Przypuszczacie jakie można go wykorzystać w projektach?

W ramach przypomnienia i utrwalenie – kanban jest wizualnym sygnałem, za którym idzie jakaś akcja. Służy do zarządzania przepływem i ograniczenia pracy w toku (czyli takiej, która czeka na wykonanie).

Praca projektowa charakteryzuje się tym, że często nad danym projektem pracuje sztab osób, o różnych umiejętnościach. Zwykle jest to zespół interdyscyplinarny, który ma wymieniać się doświadczeniami. Jak wspomniałam wcześniej pracowałam w biurze, które miało dokładnie takie zadania. Byliśmy tak jakby wewnętrznym oddziałem od zadań specjalnych czyli takich, które wpływały na przepływ pracy w całej firmie a nikt z operacyjnych ludzi nie miał czasu się tym zająć. Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie i na pewno nie jest proste koordynowanie tego. Jak sięgnę do początków to zauważam, że często na spotkaniach tygodniowych cały zespół opowiadał o projektach… i tak nikt nie wiedział co się w nim dzieje ani czym mogą zaskoczyć kolejne etapy projektu. Każdy miał swój projekt, swój zespół i swój sposób pracy.

Jak można uprościć pracę? Kto powinien co robić i kiedy?

Jak zapewne przypuszczacie nie bez przyczyny poruszam ten temat przy temacie kanbanu 😉

 

Co się u nas właściwie dzieje?

Zacząć trzeba od początku czyli należy zdefiniować, co właściwie robimy w zespole. W tym celu spisujemy wszystkie zadania i aktywności członków zespołu… a właściwie robią to osoby zainteresowane. Ważne, aby spisane zostały wszystkie zadania – po narzucanych przez szefa jak również tzn. wrzutki od innych osób, działów. Często w tym miejscu mogą się pojawić pewne wnioski w postaci „często nie oddaje zadań na czas”, „muszę przeskakiwać z zadania na zadanie co chwilę” itp. Można je także zapisać. Wtedy będziemy wiedzieć przez cały czas, co się składa na naszą pracę, co nam w niej przeszkadza i nie zatracimy celu pracy. W tym miejscu nie ma przyzwolenie na nienapisanie czegoś. Piszemy wszystko czym się zajmujemy w danym momencie. Ukrycie zadania jest swego rodzaju ukryciem istniejącego problemu. Każde wykonywane zadanie można napisać na oddzielnej karteczce, dzięki temu praca w następnych punktach będzie prostsza a też wizualnie będziemy widzieć ile tego jest.

Jak płyną zadania?

Nie tylko czas płynie w projekcie ale i zadania. Tak naprawdę dany projekt zaczyna się potrzebą klienta a następnie jest odpowiednio obrabiany przez zespół projektowy i w efekcie przynosi końcowy produkt. W tym miejscu warto się zastanowić, gdzie wg nas rozpoczyna się praca nad danym projektem. Jest to zagadnienie indywidualne dla projektu. Może się także okazać, że są zadania, które należą do projektu ale jeszcze nikt nie przetwarza. Warto zapisać również je.  Może się okazać, że prowadzimy kilka projektów a każdy  z nich ma swoje podzadania. Następnie ułóżmy zadania w sposób chronologiczny – co następuje po tym. Dzięki temu ułożymy linie czasu projektu.

Do dyspozycji powinniśmy mieć coś po czym łatwo pisać i zarazem można to w łatwy sposób edytować, mogę zaproponować kartę papieru i ołówek bądź tablicę suchościeralną z markerem. Aby w jakiś sposób poukładać spisane zadania można narysować/wydzielić kolumny „do zrobienia”, „w trakcie” bądź wydzielić kolumny każdą osobą w zespole.

Dobrze. Dość już treści, teraz pora na przykład. Aby środowisko przykładu było każdemu jednakowo znane będą to zadania z naszego podwórka. Projekt o nazwie „Przygotowanie przyjęcia!”.

W naszym zespole będzie para – Kasia i Marek – którzy postanowili wyprawić urodziny.

Widzimy jak krzątają się po domu, na zmianę z niego wychodzą, wchodzą ale postępów przygotowań nie widać. Żaden z nich nie wie, czym faktycznie zajmuje się druga osoba, dokąd się uda za chwilę. Mało tego, może się zdarzyć, że Kasia pójdzie do piwnicy po słoik z konserwami a chwilę po niej uda się do piwnicy Marek, aby zanieść niepotrzebny w danej chwili taboret. Nie jest wykluczone, że oboje będą mieć pomysł pójścia po przetwory a jeden ubiegnie drugiego.

przykład: Co się u nas właściwie dzieje? 

Aby trochę uspokoić sytuację sadzamy naszych bohaterów przy stole i dajemy im zadanie aby wypisali, co faktycznie robią/co mają do zrobienia w tym projekcie. Może się np. okazać że każdy z nich miał odmienny pomysł na wystrój pokoju, że nikt nie zamierzał czegoś robić bo.. „ta druga osoba na pewno to zrobi!”.

W wyniku czego mamy wypisane obecne zadania, np.:
– zrobienie zakupów,
– ustalenie menu,
– zaproszenie znajomych,
– wycieranie kurzów,
– przygotowanie nakrycia na stół,
– poinformowanie sąsiadów przed przyjęciem,
– przystrojenie mieszkania,
– ustalenie stroju na imprezę,
– uporządkować magnesy na lodówce.

W tym miejscu pewnie pojawi się zagorzała dyskusja – czy faktycznie to należy wykonać? A dlaczego w taki sposób? A może można zsumować zakupy aby kilka razy, nie jeździć co chwilę? To może podzielimy zadania aby jeden drugiemu nie przeszkadzał?

Poniżej są przedstawione przykładowe zadania spisane na luźnych kartkach. Pamiętajmy – w tym miejscu wszystko powinno zostać powidziane aby jak najlepiej usprawnić nasz proces w dalszych etapach.

 

PRZYKŁAD: Jak płyną zadania? 

Teraz będziemy systematyzować zadania.

Możemy przypuszczalnie wyróżnić główne projekty jak np. zrobienie posiłku, nakrycie do stołu czy posprzątanie mieszkania. Mamy też dwie osoby więc dane zadania możemy podzielić po osobach i po projektach.

Można zauważyć, że np. jedna z osób jest zawalona zadaniami? Może wykonuje ona zadania niepotrzebne? Może jakieś zadania nie są obrane przez nikogo? To jest dobry czas aby się zastanowić nad zadaniami, nad ich kolejnością i odpowiedzialnością za nie.

Poniższa ilustracja przedstawia jak mógł się kształtować początkowy podział zadań miedzy Kasią i Markiem. Widzimy, że osoby w różnych tematach przydzieliły sobie różne zadania a część z karteczek nie została przydzielona do nikogo.

W tym miejscu mamy opisany cały stan bieżący a, jak wiemy, nic nie można usprawniać nie mając punktu wyjściowego. Opisanie właściwie stanu aktualnego jest połową sukcesu ponieważ to będzie nasza baza, na której będziemy pracować.

***

Ten wpis jest tylko przystawką do tematu kanbanu w świecie projektów. Zastanawialiście czy zadanie zadaniu na kartce jest równe? Jako oszacować czasochłonność zagadnienie? O tym zapewne będzie już wkrótce 🙂

Posty na podstawie: Kanban – zobacz, jak skutecznie zarządzać pracą!

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *