Lean

Szacowanie zadań

Dzisiaj staniemy przed problem nierozwiązanym dotąd na PauLean mianowicie.. przed metodami szacowanie zadań!

Podczas wypisywania zadań do projektu ich czasochłonność może się okazać nierówna mianowicie, jedna osoba może napisać „zrobienie zakupów” a inna „umycie podłogi”. O ile pod zagadnieniem mycia podłogi nie rozmienimy domu o powierzchni 200 m^2 to można uznać, że te czynność nie zajmują jednakowo czasu a dzieląc się obowiązkami w projektach chcemy aby wszyscy skończyli całe przedsięwzięcie możliwie najszybciej.

Jak ocenić zadania między sobą aby jedni się nie nudzili a drudzy nie byli zapracowani ?

 

PUNKTY

Czasem nie jest łatwo powiedzieć jak duże jest to drzewo. Ale jeżeli zestawimy z nim kolejne drzewo to prościej jest powiedzieć, że drzewo „A” jest wyższe niż drzewo „B”. Układając zadania od najprostszego do najtrudniejszego można jednocześnie przypisać im wartości – każde następne zadanie ma kolejną liczbę począwszy od liczby 1.

Bywa że różnica między zadaniami 1 punktu nie jest wystarczająco pomocna przy podziale zadań. Aby różnice były bardziej widoczne można skorzystać z ciągu Fibonacciego. Kolejne liczby są sumą dwóch poprzednich – przykład ciągu: 0, 1, 1, 2, 3, 5, 8, 13, … . Wtedy różnica między zadaniami jest bardziej wyraźna i prościej można podjąć decyzję, jak rozdzielone zostaną zadania. Odchodząc od naszego domowego przykładu takie szacowanie może się obyć np na początku miesiąca. Wtedy wykładamy wszystkie zadania, nadajemy im wartości i określamy, które zadania jesteśmy w stanie zrobić. Nie można jednoznacznie powiedzieć, że zespół w miesiącu powinien przetwarzać zadania za 46 pkt. Na pewno nie na początku przygody z szacowaniem. Wszystko zależy od tego jak podzielimy zadania i jakie w danym miesiącu będą i czy się nie pomyliśmy.

LINIA KART

Ta metoda może być uzupełnieniem wcześniejszej techniki. Zadania są zapisane na oddzielnych karteczkach. Bierzemy w ręce kartkę „A”, następnie kartkę „B” i zadajemy pytanie „czy zadanie „A” jest trudniejsze niż zadania „B”?”. Wtedy układamy zadania w kolejności od najprostszego do najtrudniejszego odpowiednio i następnie zadania są dzielone na łatwe, średnio, trudne (…). W ten sposób powstają grupy. Można np, stwierdzić że małe zadania zawierają zadania między 1-3 dni pracy. Na podstawie dostępnego czasu w zespole oraz poprzez zsumowanie przewidywanej zawartości grupek (np. 5 zadań małych to max 5 x 3 dni = 15 dni pracy.. i tak kolejne grupy)  można stwierdzić co jesteśmy w stanie wykonać [np. szacując w czasie pesymistycznym]  oraz wybrać co jest dla nas  ważne.

ROZMIARY KOSZULEK

Tym razem z odsieczą przychodzą nam koszulki! Jak wiemy możemy zakupić t-shirt w rozmiarze S, M, L i takie możemy mieć zadania! Przy bardziej wnikliwej dedukcji może się okazać, że są zadania, ani małe, ani średnie tylko takie pomiędzy. Wtedy można dodać rozmiary pośrednie, jak XS, XL.. Tak naprawdę tylko zależy od nas „w ile koszulek” ubierzemy nasze zadania. Gdyby się okazało, że w dalszym ciągu jest jakieś mega zadanie to może zamiast na siłę wymyślać mu swoją skalę warto je rozłożyć na mniejsze? Przecież jak inaczej zjeść słonia jak nie po kawałku? Teraz można rozdysponować zadania każdej osobie po odpowiedniej koszulce aby każdy miał jednakowo.

PLANING POKER

Inną metodą może być planing poker. Podczas zebrania zespołu przedstawiasz każdy projekt, omawiasz go dokładnie. Można dać czas na pytania, aby osoby dla których on nie jest jeszcze jasny rozwiały wszelkie wątpliwości. W tym momencie będziemy szacować zadania tzn.i może to być np. czas wykonania zadania, stopień trudności czy też inny parament który może być dla nas ważny. Następnie rozdajemy puste kartki i jedna wyznaczona do tego osoba zadaje interesujące nas pytania – np. jak dużo roboczo-godzin zajmie dane zadanie? W tym miejscu ważne jest aby każdy napisał wartość indywidualnie, bez wspólnych rozmów. Gdy już wszyscy odpowiedzą sobie na to pytanie na znak przedstawiamy swoje propozycje, O ile w sytuacji zbliżonych wartości na kartach sytuacja jest prosta tak przy wartościach bardzo rozbieżnych warto aby skrajne wielkości zostały omówione – jedna ze stron pewnie dostrzega w projekcie wiele trudności natomiast druga nic z tych rzeczy nie zauważa. W trakcie takiej dyskusji mogą uczestniczyć wszyscy zebrani. Gdy zadanie zostanie omówione odkładamy je do szacowania na sam koniec a tym czasem szacujemy kolejne zadania.

ZŁOTOWŁOSA

W tej technice zamiast przypisywać każdemu zadaniu wartość zakładasz na jaką wartość (np. godzin pracy) szukasz zadania. W ten sposób możesz pobierać wcześniej zapisane zadania na kartkach i zadajesz pytanie czy ono zajmuje np. 8h? Jeżeli zadanie jest za duże to można zadanie podzielić na mniejsze części a innym razem będzie trzeba coś do niego dołożyć. W ten sposób stworzą się grupy zadań o pewnej, określonej wartości. Na początku takie wartości mogą nie mówić za wiele ponieważ sami jeszcze nie wiemy czy dobrze oszacowaliśmy zadanie oraz czy faktycznie nasz zespół może zrobić tyle ile założyliśmy stąd pierwsze tygodnie będą jednym eksperymentem. A skąd w ogóle nazwa Złotowłosa? Pewnie część osób pamięta bajkę o Złotowłosej i trzech misiach . Złotowłosa weszła zmęczona do domku i chciała odpocząć. W tym celu szukała łóżka odpowiedniego dla niej – takiego jak potrzebowała.

Trudno w skrócie przedstawić tak obszerny temat ale ktoś kiedyś powiedział, że jeżeli nie jesteś w stanie czegoś wytłumaczyć w sposób łatwy to znaczy, że jeszcze tego nie poznałeś. A zastanawiał się ktoś  nad sposobem planowania zadań? O tym będzie następny post 🙂

Post na podstawie: Kanban – zobacz, jak skutecznie zarządzać pracą!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *