Standaryzacja chaosu

Kto miał kiedyś przyjemność pisania instrukcji wykonania czegoś ten wie, jak nie proste to zadanie. Piewszymi standardami można nazwać przepis na wykonanie ciasta ale nimi także jest przygotowanie leku w aptece, instrukcja działania winomierzu czy też uruchomieniwarte koparki. W jakim celu piszemy procerury i czy każda instrukcja powinna być napisana z taką samą precyzją?

Temat standaryzacji od zawsze był dla mnie drażliwy – zwłaszcza wtedy gdy sama musialam się poddawać procedurom. Nie widziałam w nich wartości – ktoś coś wymyślił, inny spisał a biedna ja muszę się teraz do tego stosować. Po pewnym czasie zaczęłam dostrzegać wartości tego tworu. Okazało się, że dzięki temu nie trzeba po raz kolejny odkrywać koła tylko pójść dalej i skupić się doskonaleniu go.

Czym jest w ogóle standard? Jest to udokumentowny sposób wykonywania czyności obecnie w sposób optymalny. Standard nie jest pisany na wieki i sztywno musi je przetrwać. Jeżeli okaże się dany standard został uaktualniony, coś zostało ulepszone to należy zaaktualizwoać standard

Redukcja różnorodności, wzrost powtarzalności
Jeżeli na coś została napisana instrukcja i ją odtwarzamy to jeżeli zastosujemy się do niej to powinien wyjść produkt za każdym razem jednakowy. Kwestia polega na szczegółowości instrukcji. Jeżeli chcemy aby dany prodkt mógłby być zrobiony przez laika to wskazówki powinny być szczególowo rozpisane aby nie wykonać błędu. Wspomniane wyżej przepisy kulinarne na ten sam produkt mogą być zapisane w różny sposób. Przypuszczalnie doświadczona kucharka napisze główne kroki i wykona smaczne danie, ponieważ nauczona doświadczeniem wie jak rozwinąć niektóre czynności. Jeżeli tą samą instrukcję przekażemy osobie z mniejszym doświadczeniem to danie może się skończyć z innym skutkiem. Stąd pierwsze założenie: instrukacja powinna być napisana w sposób zrozumiały dla grupy docelowej i minimalizować ryzyko popełnienie błędu.

Klarowność procedur, ulepszanie rozwiązywania problemów, poprawa komunikacji
W życiu prywatnym trudno napisać procedury na wszystkie sytuacje nas otaczające. Pewnie każdy słyszał dowcip:
„Mąż do żony:
– Kochanie, nie mogę znaleźć herbaty!
– Ty beze mnie to z niczym byś sobie nie poradził! Herbata jest w apteczce, w puszce po kakao, z nalepką sól. „
Otóż w tym sęk. Pisanie procedur, spisywanie ich, uświadamienie innych o pewnych odpowiedzialnościach ułatwia komunikację, upraszcza życie. Nie tracimy czasu na szukanie przedmiotów bądź docieranie do pewnych wiadomości poprzez łańcuszek 3 osób tylko bezpośrednio wiemy do kogo się udać z danym problemem.

Taiichi Ohno mówił, że nie można ulepszać procesów jeżeli nie ma na nich standardu. Bo skąd wiemy że coś zostało ulepszone jeżeli proces wcześniejszy  nie został udokumentowany?

Mike Hoseus, międzynarodowy ekspert w zakresie Lean HR, bardzo interesująca przedstawia temat standaryzacji w internecie pod linkiem

Standaryzacja nie jest tematem wyłącznie występującym w branży produkcyjnej. Sektor bankowy, start-up’y, małe firmy nie powinny lekceważyć tego narzędzia bo ma ono wielką moc!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *