Projektowanie NIE niespodzianek!

Co może się kojarzyć z niespodzianką?

Prezent? Oczekiwanie? Zaskoczenie? Radość?
Zwykle to przedmiot materialny, którym obdarowując drugą osobę chcemy sprawić jej przyjemność.

Co robimy aby prezent był udany? Czy udoskonalając procesy innym osobom nie bawimy się za bardzo w św. Mikołaja? Jaki ma z tym związek Peru?

W pracy moim zadaniem jest udoskonalenie procesów, które w jakiś sposób nie spełniają naszych oczekiwań. Nie wszystkie procesy są mi dobrze znane. Jednak takie utrudnienia jak zapasy materiałów, bałagan wokół stanowiska pracy itp. nie jest trudno zauważyć.

Naturalnie przychodzi myśl: zabiorę im niepotrzebne materiały, posprzątam i nie będzie problemu!

Otóż nie! Problem zostanie naprawiony ale nie rozwiązany!

Nie od razu Kraków zbudowano.

Podczas udoskonalania procesów ważne  jest poznanie środowiska,
w którym istnieje problem. Problem się nie zrodził z niczego – jakieś czynniki za tym stoją. Podobnie jest ze zwiędłymi roślinami w mieszkaniu. Jeśli coś się z nimi dzieje złego to najpierw patrzymy czy mają odpowiednią ilość ziemi, czy są podlane, czy mają odpowiednie naświetlenie – czyli sprawdzamy ich warunki życia.
Problemy występujące wśród nas zawsze mają swoją przyczynę i mogą nią być: zła dyscyplina, niezrozumiałość zadań, nieznajomość konsekwencji działań itp. Trzeba dobrze poznać proces, który powinien zostać udoskonalony.  Czasem widoczny problem w n miejscu jest efektem złego procesu w kroku wcześniejszym.
A problem należy rozwiązać u źródła!
Nie rzadko u progu sukcesu leży właściwe zrozumienie ludzkich działań. Jeśli źródło problemu zostało określone (i nie jest nim maszyna) to trzeba dowiedzieć się jak najwięcej o zaistniałej w tym miejscu sytuacji. I wtedy najlepiej zaangażować w to ludzi pracujących tam! Kto jest większym ekspertem w ten dziedzinie niż osoby uczestniczące w owym procesie? Warto w tym miejscu słuchać ludzi i zbierać od nich propozycję poprawy zaistniałej sytuacji. Często za dany proces nie jest odpowiedzialna jedna osoba lecz kilka osób więc znalezienie złotego środka nie musi być proste. Celem jest usprawnienie procesu a sukces będzie mierzony nie w momencie, gdy wdrożymy rozwiązanie lecz gdy się ono utrzyma. Prościej jest nam do czegoś się przekonać jeśli my sami jesteśmy  zaangażowani w tworzenie tego stąd warto aby czynny udział  w procesie modernizacji procesu miały osoby pracujące tam. Nikt przecież nie lubi, gdy po powrocie z urlopu zastaje przewrócone do góry nogami miejsce pracy i informację: „Oto nowy standard. Od dziś tak pracujemy”. Co się w nas rodzi? Złość? Frustracja?
A wystarczyłoby wytłumaczyć motyw działania a niewykluczone, że sami stalibyśmy się patronami tych zmian.

Prawidłowo przeprowadzone zmiany przynoszą duże korzyści!

Ostatnio miałam przyjemność czytać interesujący artykuł w Harvard Business Review Polska (więcej o redakcji: tu ) dotyczący.. zmian w Peru!
Nie będę streszczać całego artykułu, bo to nie miejsce na to ale postaram się przybliżyć to, co dla mnie było najbardziej wartościowe!

W skrócie: pewien mężczyzna staje się właścicielem banku, zostawia go swojemu synowi. Syn nie chce być tylko bankierem. Jego celem jest zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku w Peru. W tym celu zamierza wybrać się do USA (a gdzieżby indziej!) aby obserwować działanie inwestorów
w amerykańskich bankach. Przed wyjazdem stwierdza, że jeśli sam tam się uda to tylko on, będzie obserwatorem a potem sam będzie musiał zarażać swoimi pomysłami swoich pracowników. Zmienia zdanie i nie jedzie sam lecz zabiera ze sobą kompanów.

Krótka akcja a już dwie lekcje!
W tym miejscu mogę spoilerować i powiedzieć, że po powrocie firma osiąga duży sukces! Ale skąd to powodzenie?

Poznanie klienta. W USA nie dość że, zwracał uwagę w jaki sposób tamtejsi bankierzy pracują z klientem to będąc z nimi wiedział, czego jego potencjalny klient oczekuje. Dodatkowo nie zaskarbił tych lekcji tylko dla siebie lecz już
w tym miejscu miał ze sobą dodatkowe osoby, które po powrocie szerzyły opowieści o sposobach pracy innych bankierów z inwestorami – edukacja!

Inną ambicją naszego bohatera było wyjście firmy poza schemat banku. Chce on poprawić los klasy średniego szczebla. Zwraca uwagę na system szkolnictwa, który ówczesnego czasu był kulawy. Teren nieznany więc wkracza do niego stopniowo. Organizuje nagrody rzeczowe bardzo dobrym nauczycielom co wpływa na ich motywacje. Zastanawia się nad innym rodzajem szkoły niż dotychczasowa. Chce wprowadzić dotąd nieznane techniki nauki. I choć wie, że w innym miejscu pewne rozwiązania sprawdzają się świetnie to czy kopiuje je u siebie? Nie! Rozwiązania szyje na miarę środowiska, w którym pracuje.  Konsultuje swoje propozycje z rodzicami potencjalnych uczniów, uczniami i słucha ich sugestii. Dzięki temu wie (albo może zakładać), który pomysł jest dobry a który należy jeszcze udoskonalić. Gdy już jego pomysł ma jakieś ramy wykonuje program pilotażowy.
Tak, prototyp tego co może nastąpić! Choć swój pomysł skonsultował
z potencjalnymi klientami to otwiera na próbę szkołę wg swojego pomysłu.
W tym momencie następują ostatnie szlify projektu a dzięki marketingowi szeptanemu popyt na jego szkołę rośniej szybciej niż można się temu spodziewać.

Tą skróconą opowieścią chciałam zwrócić uwagę, że projektując warto pamiętać, że robimy to dla kogoś – dla klienta. Należy poznać potrzeby klienta poprzez ciągły kontakt z nim. To nie jest kwesta trzech spotkań: na powitanie w projekcie, w celu dogadania szczegółów i przy oddaniu projektu. Klient, czy zażyczyłby sobie łódź podwodną, system informatyczny zarządzania lodówką czy poprawę procesu zakupu żelazek w sklepie, powinien być ciągle obecny (np. pod telefonem) podczas procesu projektowania, aby końcowy produkt był tym czego oczekuje.

Do tematu projektowania napewno jeszcze wrócę, bo choć zostawiłam tu wiele inforamcji to dalej czuje niedosyt!

Nie róbmy innym niespodzianek – projektujmy produkty, które faktycznie są im potrzebne!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *