7 wskazówek, które mogą odmienić los spotkania

Organizowanie spotkań choć brzmi prosto nie należy do takich zadań. Każdy z nas organizował pewnie wiele spotkań i przewiduję, że skutek organizowania ich mógł być różny. Raz osoby dopisały a innym razem brakowało żywej duszy. Trafiłam na książkę, która wskazuje szczegóły, które mogą zmienić bieg historii…

Książka „Mała wielka zmiana”

Sięgając po nią nawet nie spodziewałam się, że jest to tak wartościowa pozycja. Szukałam metod, dzięki którym uda mi się przekonać dostawcę do pewnego podejścia a zyskała na tym nie tylko firma, w której pracuje ale głównie ja!

Jak i poprzednio moim celem nie jest streścić jej zawartość lecz przekazać z niej kilka wskazówek, które mogą pomóc zorganizować choćby spotkania 😉

1.  Dobry plan przede wszystkim

Potwierdzenie obecności na spotkaniu nie świadczy, ani o obecności, ani o zaangażowaniu merytorycznym w nim. Często mimo usłyszenia zapewnienia o obecności widzimy pustki w pomieszczeniu. Podstawowa zasadą na pewno jest zapraszanie na spotkanie osób zainteresowanych dana tematyką, w tym miejscu nie można zapomnieć o rozpisaniu celu spotkania oraz jego głównych punktów. Taka checklista spraw do poruszenia powinna być obecna na spotkaniu, dzięki temu nic nam nie umknie i nie będzie mieć miejsca niezręczna cisza mogąca nas postawić w niekomfortowej pozycji

Jeżeli zależy nam na obecności określonej osoby to może pomóc w tym fakt, że dana osoba wypowie głośno swoje postanowienie pojawienia się na spotkaniu. Osoba publicznie przedstawiając swoje zobowiązanie będzie dążyła aby się ono zostało wykonane i pojawi się na spotkaniu (zasada zaangażowania i konsekwencji)

2. Siła wyobraźni

Aby liczba ludzi uczestniczących w naszych spotkań nie była niewielka należy skłonić ludzi aby spróbowali sobie wyobrazić np. co najprawdopodobniej będą robić nim dotrą na dane spotkanie. Przypuszczalnie zamiast zapytać „Będziesz na wtorkowym spotkaniu o 12:00?” można zadać pytanie „Co będziesz robić we wtorek przed spotkaniem?”. Metoda ta również działa w innym kontekście. Aby zwiększyć prawdopodobieństwo wykonania przez kogoś określonego polecenia warto go poprosić o naszkicowania swojego planu dotyczącego wykonania zadania – gdzie, kiedy i w jaki sposób się zabierze za realizację misji (plan implementacji intencji).

3. Dowiedz się wcześniej

Na spotkaniach zbierają się często osoby z różnych środowisk aby przedyskutować określony temat. Więc to nie jest miejsce aby przedstawiać sobie nawzajem dane z różnych punktów widzenia lecz podjąć pewną decyzję. Ludzie mogą się nie pojawić na spotkaniach sądząc, że są one nie merytoryczne ponieważ całe spotkanie przebiega na przekazywaniu sobie informacji i dyskusja ostatecznie opiera się o osobę, która nie potrafi w rzeczowy sposób przedstawić swojego stanowiska o mówi.. i mówi… i mówi.

Wpłynąć na lepszy poziom spotkania można poprzez poproszenie zaproszonych osób o udostępnienie swoich informacji na dany temat pozostałym uczestnikom przed spotkaniem. W sytuacji gdy zauważamy, że w gronie osób zaproszonych znajdują się osoby, które mają umiejętności powieściopisarza to zadajemy im konkretne pytania aby im ułatwić znalezienie odpowiednich informacji.

4.  Spotkanie na 50minut!

Magię cen 19,99 zna każdy. Tylko co ona ma w sobie takiego, że nie potrafimy się jej oprzeć? Ludzki mózg w zderzeniu z liczbami skupia uwagę na cyfrach od lewej strony. Stąd patrząc na cenę 19,99zł interpretujemy ją jako mniej niż 20zł, około 19zł. Dzięki temu nasz produkt nie wkracza na wyższą półkę (towarów ponad 20zł) lecz dalej zostaje przystępnym dla nas towarem za mniej niż 20zł. Magia ekonomii! Co się dzieje u odbiorcy jak wrzucamy spotkanie na 2h? Patrzy dana osoba w kalendarz i widzi dwugodzinne spotkanie! Całe 120min. I pojawiają się myśli. Jestem tam potrzebny aż 2h? Inaczej nieco się ma sytuacja gdy naszemu spotkaniu odbierzemy choćby 10min. Wtedy w kalendarzu jest zarezerwowane 1:50 godz. I ile trwa spotkanie? Nieco ponad godzinę – mówi nasz mózg. I już kalkulacje w umyśle przyjmują inny obrót.  Czasem coś nieco zabierając zyskujemy więcej wiec skupiajmy się na tym, aby nasze spotkania była bardziej merytoryczne niż długie.

5. I wrogowie znajdą wspólny język

Lekcja może niewymagana lecz warta nadmienienia. Trudno aby wszyscy ludzie się lubili. I może się tak zdarzyć, że na naszym spotkaniu pojawią się osoby, które obok siebie nie potrafią przejść obojętnie. Co gorsze może to wpłynąć na innych uczestników. Takiej sprawie należy wcześniej poświecić sporo czasu i zastanowić, w którym miejscu tok myślenia obu osób, jest wspólny. W książce przytoczony przykład wskazuje na kibiców przeciwnych drużyn. Próbując z nimi jednocześnie porozmawiać warto nie zwracać uwagę na odmienne barwy klubów lecz na ducha sportu, zabawy i niezapomnianych emocji.

6. Najważniejszy jest środek i zakończenie..

Badania dowodzą, że ludzie bardziej niż czas, jaki poświęcili spotkaniu, pamiętają jego punkt kulminacyjny oraz zakończenie. Stąd jeżeli planujemy organizować cykliczne spotkania to aby zachęcić osoby do uczestniczenia w nich zadbajmy o środek spotkania oraz samo zakończenie – ponieważ na podstawie tych wspomnień/doświadczeń będą się opierali zastanawiając się, czy pojawić się na następnym spotkaniu.

7. …oraz słowo podziękowania.

Błahostka, która może być pomijana zważając czasem na formalny charakter spotkania lecz nie powinna. Krótkie słowo skierowane do uczestników zawierające wdzięczność za ich obecność sprawi, że zgromadzeni poczują się, że faktycznie ich osoba na tym zgromadzeniu była mile widziana co nie uszło uwadze organizatorowi.

Książka jest pełna jeszcze innych interesujących trików, które mogą odmienić losy spotkania (a tym samym może świata). Ja skupiłam się na kilku, które mi wydawały się w pierwszej kolejności warte uwagi. Lecz proponuję na tych nie zaprzestać!

Więcej: www.influenceatwork.co.uk

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *